按Excel名单收集资料?快来和我学一手

前言

近期各类开学及复工导致大量人员流动,对于各级部门来说是一个不小的挑战。

之前我曾接到了一个任务,大致内容如下:

  1. 需要按户籍信息将所负责辖区的用户接种疫苗情况进行统计,及时督促未接种人员前去接种

  2. 已接种的人员信息可以在"健康新xx"的小程序上手动查询,根据上级要求需要把查询结果截图,并按姓名保存

  3. 数据量较大,我们是分四个人一起动手的

原计划是一天时间搞定,当然有我在场肯定效率要翻好几倍。

首先进行任务拆解

  1. 对数据进行清洗,按照国家对相关部门的"信息安全等级保护"要求,对与本次任务无关的数据进行清洗,确保不会造成敏感数据泄露。

  2. 对清洗后的数据进行分工安排,一人分三五百个需要查询信息的人,收集截图

  3. 各自完成任务后进行汇总,与户籍表、社区医院给的接种表、其他信息汇总渠道给出的汇总表的人数进行对比,查缺补漏

接着优化操作速度

按照正常的操作,在信息查询阶段,应该是这样的一个操作流程:

  1. 在电脑上登录微信

  2. 打开小程序

  3. 在Excel中选择一个需要收集信息的人的账号

  4. 返回小程序填上账号

  5. 在Excel中选择一个需要收集信息的人的密码

  6. 返回小程序填上密码

  7. 登录,然后找到接种记录

  8. 在微信的聊天窗口点击截图按钮

  9. 选择保存路径,对图片重命名

  10. 在Excel中选择一个需要收集信息的人的账号作为保存时的文件名

  11. 保存文件,

  12. 返回小程序,退出当前账户

  13. 重复操作3 —> 操作12

实际上对电脑老手来说这个过程,应该依赖电脑上的快捷键来提高效率

首先把电脑上的截图快捷键调整一下,因为是甲方提供的办公室老电脑,截图工具只有一个微信自带的截图能用。

在微信的设置把快捷键改一下:

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我习惯用 Alt + A,顺手一点儿,建议你根据自己的习惯去改,尚未习惯的话,请养成和我一样的习惯,我会在以后告诉你为什么要这样设置。

下面要做的就是从 Excel 表中复制,到小程序粘贴这个操作,此时请记住一个快捷键:Alt + Tab

Tab 键就是电脑最左侧,大写锁定上方的按键,也称之为制表符。

Alt + Tab 这个快捷键的作用是切换活动窗口。

假如你有两个软件在同时工作,一个是 Excel,一个是微信,当你点开微信的窗口时,我们就称微信窗口处于活动状态,当你点开 Excel 时,Excel 就变成了当前的活动窗口,微信则变成了非活动窗口。

简单来说,在你屏幕最上层的窗口就是当前的活动窗口,其他的软件的窗口虽然还在工作,但已经不是当前的活动窗口。

接下来我们通过快捷键来操作,因为数据原因,不方便演示,我把用到的快捷键列出来:

  1. 鼠标点选要复制的内容,Ctrl + C 复制

  2. Alt + Tab 切换活动窗口,此时到了小程序的界面

  3. Ctrl + V 粘贴

  4. Alt + Tab 切换活动窗口,此时到了 Excel 的界面

  5. 鼠标点选要复制的内容,Ctrl + C 复制

  6. Alt + Tab 切换活动窗口,此时到了小程序的界面

  7. Ctrl + V 粘贴

  8. 登录,到要截图的界面

  9. Alt + A 截图,微信会自动选择小程序的窗口,不需要你去框选要截图的部分

  10. 选择保存,Ctrl + V 粘贴

  11. 退出当前账号,Alt +Tab 返回Excel

  12. 重复上述操作

注意,我在操作10又进行了一次粘贴,这是因为按照要求,本次的截图是按姓名,也就是的登录时用的账号

因此在操作1我选择先复制密码,在操作5我才复制账号,这样就节省了一次复制账号的操作,节省了切换窗口的来回三步骤。

数据汇总与查漏

因为是多人操作,难免会有遗漏(实际上在操作中我也漏掉了几个人,后来自己补了一次),因此查缺补漏是必要的。

将所有人收集的图片整理到一个文件夹中,此时所有截图都是按照姓名去命名的。

只要把姓名提取到 Excel 中,然后利用函数即可进行查漏补缺。

单纯使用 Excel 也可以做到从文件夹中提取所有文件名,但这里我选择使用另一个做法:

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我们只需要借助** ReNamer Pro **这款软件,就可以快速的完成对文件名称的提取。

ReNamer Pro 是一款简单易上手的文件批量重命名软件,在以后的教程中我还会多次用到这款软件进行效率的提高,这里先简单的用一下。

将所有需要提取的文件 Ctrl + A 全选,然后拖拽到上图的拖拽文件到此处,在我们没有添加任何文件命名规则时,可以看到它的新名称默认就是文件原来的名称。

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在导出里选择 "导出新名称到剪贴板",然后在 Excel 里新建一列对照组,把名称粘贴上去。

此时的名称是带着后缀的,所以我们可以选中对照列,Ctrl + H 替换,要替换的内容为图片的后缀,比如上图的 ".png",替换结果为空,全部替换。

此时我们就得到了所有有截图的用户名单了,然后借助 Excel 的函数进行查找即可。

我随便写个公式给大家参考下,我不大熟悉 Excel(不是谦虚,比我 Word 和 PPT 造诣低多了)

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最后

文中提到的软件,本站就有提供下载:

批量重命名神器
版权声明:muruoxi 发表于 2022年5月12日 pm1:50。
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1 条评论

  • gt6
    gt6 游客

    新名称默认就是文件原来的名称

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